قواعد تخصیص شماره جهانی قلم تجاری

  • شماره جهانی قلم تجاری (GTIN) برای شناسایی هر قلم (کالا یا خدمت) مورد استفاده قرار می­‌گیرد و بر اساس آن امکان بازیابی اطلاعات از پیش تعریف‌شده و قیمت­‌گذاری، سفارش­دهی و ارائه صورتحساب در هر نقطه از زنجیره تأمین وجود دارد. زمانی که حداقل یکی از ویژگی­‌های از پیش تعریف‌شده‌ی یک قلم که به طریقی با فرایند تجاری مرتبط است تغییر یابد، به یک GTIN  منحصربه‌­فرد و مجزا نیاز است. به‌عنوان یک اصل محوری و راهنما، اگر مشتری انتظار دارد که یک قلم تجاری جدید را از قلم تجاری قدیم به‌صورت متمایز تشخیص دهد و بر این اساس خرید کند، یک GTIN جدید باید به قلم تجاری جدید اختصاص داده شود. این کار، مصرف‌کننده را از یکسان بودن برچسب بسته‌بندی محصول و برچسبی که بر روی لبه‌ی قفسه نصب می‌شود، مطمئن خواهد ساخت.

  • مسئوليت تخصيص GTIN
    مالك نشان تجاری (برند)، سازماني است كه مشخصات كالای تجاری را بدون توجه به مكان آن و اين‌كه توسط چه کسی ساخته‌شده است تعيين می‌كند. اين سازمان مسئول تخصيص شماره جهاني قلم تجاری (GTIN) است. با پيوستن يك سازمان به عضويت GS1، مالك نشان تجاري يك پیش‌شماره شركتي GS1 دريافت می‌كند كه برای استفاده انحصاری آن شركت تعیین‌شده است. امكان فروختن يا واگذاری پیش‌شماره شركتی GS1 به شركت‌های ديگر وجود ندارد. مالك نشان تجاری، سازمان تعيين‌كننده و مسئول خصوصيات قلم تجاری است و مي‌تواند يكي از موارد زير باشد. ■ توليدكننده يا تأمين‌كننده: شركتی كه در هر كشوری، قلم تجاری را توليد مي‌كند يا قلم تجاری ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاری خود به فروش مي‌رساند. ■ واردكننده يا عمده‌فروش: واردكننده يا عمده‌فروشی كه در هر كشوری، قلم تجاری ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاري خود مي‌فروشد يا واردكننده و عمده‌فروشی كه قلم تجاري را تغيير مي‌دهد (برای مثال با تغيير بسته‌بندی آن). ■ خرده‌فروش: خرده‌فروشی كه در هر كشوري، قلم تجاری ساخته‌شده را در اختيار دارد و آن را تحت نشان تجاری خود مي‌فروشد.
    استثناهای تخصیص GTIN‌ به اقلام بدون نشان تجاری و مسئولیت آن
    چند استثناء برای قواعد مربوط به مسئوليت توصيف‌شده در بالا وجود دارد كه عبارت‌اند از: ■ اقلام بدون نشان تجاری: اقلام فاقد نشان تجاری و اقلام عمومی (بدون برچسب اختصاصي) اقلامي هستند كه همچنان GTIN آن‌ها توسط توليدكننده تعيين مي¬شود. از آنجايي كه ممكن است توليدكننده‌ها يا تأمين‌كننده‌های مختلف، اقلامي را تأمین کنند كه براي خريدار (مي‌تواند يك مصرف‌كننده، خرده‌فروش يا توليدكننده باشد) يكسان به نظر مي‌رسند، این امکان وجود دارد که اقلامي که ظاهراً يكسان هستند داراي كدهای GTIN مختلف باشند. شرکت‌هایی که در این حوزه تجارت مي‌كنند نیاز دارند برنامه‌های کاربردی کامپیوتر خود را (به‌عنوان‌مثال، برنامه‌های بازپرسازی) ، برای مقابله با این رخداد، سازماندهی کنند. نمونه‌هایی از اقلامی که گاهی اوقات هیچ نشان تجاری ندارند عبارت‌اند از: سیب درختی، ديوارهای پيش‌ساخته گچی، شمع و لیوان‌هايي از آب آشاميدنی. نمونه‌هایی از اقلام تجاری که گاهی اوقات نشان تجاری ندارند و برای مقاصد خرده‌فروشی در نظر گرفته نشده‌اند عبارت‌اند از: نمک، عطر و قوطی‌های حلب مواد غذایی. ■ اقلام خاص مشتري (سفارشي): اگر یک قلم تجاري به‌طور خاص برای یک مشتری (خریدار) ساخته شود و فقط توسط این مشتری قابل سفارش است، خريدار به آن GTIN تخصيص مي‌دهد. در این مورد GTIN باید از پيش‌شماره شرکتي GS1 مشتری استفاده كند. اگر تامین‌کننده (فروشنده) يك قلم تجاري را به بیش از یک خریدار بفروشد، فروشنده مي‌بايست به كالا GTIN تخصيص دهد. ■ دیگر استثناها: درصورتی‌که مالك نشان تجاری GTIN را مشخص نکند، واردکننده یا واسطه دیگری می¬تواند يك GTIN موقت به قلم بدهد. این موضوع به اين مفهوم است که واردكننده در نقش مالك نشان تجاری عمل مي‌كند و مي‌تواند برای مثال، محصول را در کاتالوگ خود ثبت كند. این GTIN موقت مي‌تواند تا زمانی كه GTIN اصلي به قلم تخصيص داده شود، مورد استفاده قرار گیرد. به همين ترتيب، یک خرده‌فروش می‌تواند شماره‌های داخلی را به یک قلم که هنوز به آن GTIN اختصاص نیافته است، تنها براي اقلامي كه در آن فروشگاه است، اختصاص دهد.
    مدیریت منحصربه‌فرد بودن (یکتایی) GTIN
    شماره‌های جهانی قلم تجاری (GTIN) باید به‌صورت منحصربه‌فرد اختصاص يابد. كدهای GTIN نبايد حاوی هيچ‌گونه رشته‌های معنی‌دار باشند. استفاده از كدهاي داخلی به دليل اينكه در اغلب مواقع قواعد تغيير آن‌ها با قواعد تغيير GTIN متفاوت است، توصيه نمي‌شود. براي برخي از انواع محصولات (مانند اقلام بهداشتي و درمانی) معمولاً قانون‌گذاران ملي، شركتي را كه تحت نظارت قانون‌گذار فعاليت مي‌كند ملزم مي‌كنند تا انطباق محصول را با مجوزهاي صادره اعلام نمايد. چنین مقرراتی هیچ تأثیر مستقیمی بر تخصیص GTIN ندارند اما لازم است در روش‌های قراردادی متعارف (به‌عنوان‌مثال قرادادهایی با توزیع‌کننده مجاز، شركت تابعه، خرده‌فروش) مورد توجه قرار گيرند.
    مشخصات از پيش تعريف‌شده‌ی قلم تجاری
    مهم‌ترین مشخصات از پيش تعريف‌شده يك قلم تجاری عبارت‌اند از: ■ نام محصول، نشان تجاری محصول و شرح محصول ■ نوع و گونه قلم تجاري ■ مقدار خالص قلم تجاری (وزن، حجم يا ديگر اندازه‌های تأثیرگذار در خريد و فروش آن) ■ اگر اقلام تجاری به‌صورت بسته‌بندی‌شده یا گروهي باشند، تعداد اقلام اوليه‌ی موجود در بسته، تعداد بسته‌های كوچكتر و نوع بسته‌بندی (مانند كارتن، پالت، پالت جعبه‌ای و پالت مسطح) بايد مورد توجه قرار گيرد. هر تغييري در عناصر اساسی که یک قلم تجاری را مشخص كند، معمولاً منجر به تغییر در شماره جهانی قلم تجاری (GTIN) خواهد شد. نکته: قیمت، معيار مناسبی برای تغییر GTIN نيست مگر مواقعي که قیمت به‌طور مستقیم بر روی قلم تجاری چاپ شود.البته عوامل مهم ديگری نيز وجود دارند که لزوماً نشان‌دهنده تغيير ماهيت تجاری قلم نيستند، اما در تعيين و تشخيص GTIN به‌خصوص در صنعت بهداشت و درمان مؤثر هستند. مديريت مناسب پیکربندی دستگاه‌هاي پیچیده و تخصيص GTIN مناسب به آن‌ها بر عهده‌ي صاحب نشان تجاری است. به‌طورکلی ابعاد و جنبه¬هايي از يك قلم تجاری که مقدار و اندازه خالص قلم تجاري را تحت تأثیر قرار نمي‌دهند، بر تعيين GTIN اثر نمی¬گذارند. بااین‌حال، به‌عنوان یک قاعده کلی، اگر هر بعد عمومي (مانند طول، عمق، وزن)، بیش از 20درصد تغيير كند، يك GTIN جدید موردنیاز است. در صورت تشخيص و صلاح‌ديد مالك نشان تجاری، كالايي با تغییرات کمتر از 20درصدي در ابعاد عمومي نيز مي¬تواند یک کد GTIN جدید بگيرد. در تمام موارد، تغییر GTIN يك قلم تجاری در سطح پایین‌تر بسته‌بندی، همیشه منجر به تغییر تمامي GTIN هاي مورد استفاده در سطوح بالاتر بسته‌بندی خواهد شد.
    تغييرات قلم تجاری
    به هر نوع تغيير يا بهبود در طول عمر قلم تجاری، «تغييرات قلم تجاری» گفته مي‌شود. قلم تجاری «جديد» جايگزين يك قلم تجاری قديمي مي‌شود. اگر مالك نشان تجاری تصميم به ايجاد نوع جديدي در كنار قلم تجاری اصلي بگيرد (به‌عنوان‌مثال با اجزاء تشكيل‌دهنده‌ی متفاوت)، آنگاه بايد يك کد GTIN منحصربه‌فرد و جداگانه به قلم جديد تخصيص داده شود. ■ تغييرات يا بهبودهای جزئي در قلم تجاری، نيازی به اختصاص GTIN جديد ندارند. به‌طور مثال، طراحي مجدد برچسب يا طرح روي بسته‌بندی، تغييرات جزئي در شرح قلم تجاری كه بر روي زنجيره تأمین تأثیرگذار نيست و يا‌ تغيير ابعاد در هر جهت، اگر كمتر از 20درصد باشد نيازي به کد GTIN جديد ندارد. ‌اين قاعده برای اقلام تجاری كه در خرده‌فروشي (نقطه فروش خرده‌فروشي) وجود دارند و انواع گروه‌های قلم تجاری استاندارد (موارد قابل سفارش يا پالت‌ها) كاربرد دارد. اگر مقدار و اندازه يك قلم تجاري تغيير كند يا اگر مصرف‌كننده بخواهد بين دو قلم با نام تجاري متفاوت يا توصيف‌های متفاوت تمايز ايجاد شود، آنگاه یک کد GTIN جديد مي‌بايست اختصاص يابد.
    انواع گوناگون گروه‌بندی اقلام تجاری
    ■ در كالاهايي كه يك بسته‌ی بزرگ حاوي چند بسته‌ی كوچك (به‌صورت هميشگي) است، هرگاه کد GTIN بسته‌های كوچك تغيير كند، آنگاه کد GTIN بسته بزرگ نيز بايد تغيير نمايد. ■ برخي اقلام تجاری، حاوي واحدهايي هستند كه خود اين واحدها از انواع مختلف اشانتيون تبليغاتي يا انواع كوچك قلم تجاري تشكيل شده‌اند كه كد GTIN آن‌ها بدون تغيير باقي مي‎ماند. در اين موارد، قاعده به‌صورت زير است: □ اگر نياز باشد كه قلم تجاری براي سفارش‌دهی مؤثر، مديريت، كنترل و رديابي متمايز باشد، يك GTIN مجزا مي‌بايست به قلم تجاری اختصاص يابد. به‌طور مثال: اشانتيون‌های تبليغاتي كه محدود به مناطق جغرافيايی مشخص است يا اشانتيون‌های تبليغاتي مربوط به يك تاريخ خاص. □ اگر شناسايي انواع كوچك اقلام تجاري تنها مربوط به سازنده باشد، آن‌ها بايد اين تنوع را با استفاده از رشته‌عناصر گونه‌ی محصول با AI(20) متمايز كنند. به‌طور مثال: تغييرات كوچك در طراحي بسته‌بندی و بارگيری از پهلو در مقابل بارگيری از بالا. (در بسته‌بندی محصول تغييری ايجاد شود به گونه‌ای كه كالا به جاي اينكه از بالا درون كارتن قرار گيرد از پهلو درون كارتن قرار گيرد.)
    پیش‌زمان استفاده مجدد از یک کد GTIN
    يك کد GTIN اختصاص داده شده به يك قلم تجاری كه منسوخ شده است نبايد برای قلم تجاری ديگر مورد استفاده قرار گيرد مگر اين‌كه حداقل 48 ماه از موارد زير سپری شده باشد: ■ تاريخ انقضاء آخرين اقلام تجاری اصلي توليدشده با آن شماره ■ تاريخ توليد آخرين اقلام تجاری اصلي توليدشده با آن شماره كه برای مشتری تدارك شده بود. درباره لباس (پوشاك) حداقل دوره نگهداری (استفاده مجدد از کد GTIN) به 30 ماه كاهش مي‌يابد. شرکت‌ها باید تضمین کنند که GTIN های اختصاص داده شده به اقلام تجاری متداول بهداشتی و درمانی هیچ وقت مورد استفاده مجدد قرار نگیرند. استثنا: گاهی اوقات لازم است بنا به دلایلی، اقلام تجاری متداول بهداشتی و درمانی از فروشگاه جمع‌آوری و دوباره به بازار ارائه شوند. اگر این اقلام بدون هیچ اصلاح و تغییراتی باشند تا زمانی که ضوابط تخصیص GTIN آن‌ها را ملزم به گرفتن GTIN جدید نکند، می‌توانند از GTIN اصلی استفاده کنند. براي اقلام تجاري ديگر، مالكان نشان تجاري بايد يك دوره طولاني‌تر با توجه به نوع كالاها و يا هر چارچوب قراردادي ديگر در نظر بگيرند. به‌عنوان‌مثال ورق‌هاي فولاد مي¬تواند براي سال‌هاي زيادي قبل از ورود به زنجيره تأمین انبار شوند و فرايندها بايد در جای خود انجام شوند تا اطمینان حاصل شود که کد GTIN برای مدت قابل‌توجهی مجدداً تخصيص نيافته باشد. علاوه بر اين، زمان تصميم به استفاده مجدد از کد GTIN، بايد به استفاده از داده‌هاي مرتبط به کد GTIN اصلي توسط شركاي تجاري براي تجزيه و تحليل آماري يا پرونده‌هاي خدماتي كه ممكن است براي مدت طولاني پس از تأمین قلم تجاري اصلي ادامه يابد، توجه شود. اگر يك کد GTIN به قلمي تخصیص یابد که پس از آن درواقع هرگز تولید نشده، کد GTIN می‌تواند فوراً از همه كاتالوگ‌ها حذف شود بدون اینکه نیاز باشد از ابتدا با عنوان متوقف شده مشخص شوند. در اين مورد خاص، کد GTIN مي‌تواند 12 ماه بعد از حذف شدن از كاتالوگ فروشنده، دوباره مورد استفاده قرار گيرد.
    هم‌تراز كردن داده‌ها
    وقتي كه يك کد GTIN جديد به يك قلم تجاری تخصيص داده مي‌شود، ضروری است كه مالك نشان تجاري اطلاعات تفصيلي مرتبط با مشخصات قلم را به شركای تجاری ارائه دهد (به اشتراك بگذارد). اين اطلاعات بايد در اولين زمان ممكن و پيش از اين‌كه قلم تجاري وارد چرخه تجارت شود، ارائه گردد. تسريع در ارائه اطلاعات GTIN به خريداران، سبب كاهش زمان رسيدگي به سفارش‌ها شده و مدت زمان دريافت كالا از زمان سفارش را نيز كاهش مي‌دهد. جهت اطمينان از ارتباط دقیق GTINها با زنجيره تأمین، ضروری است که اقداماتی انجام شود. بايد اطمينان يافت كه داده‌های مرتبط با هر كدميله‌ای اسكن‌شده، داده‌های به‌روز و درستي باشند. اين مورد مخصوصاً براي اقلام اسكن‌شده در نقطه فروش كه فقدان صحت در آنجا ممكن است بار حقوقی و قانوني داشته باشد، خيلي ضروری است. شماره GTIN امكاني براي شناسايي هر قلم كالا كه در زنجيره تأمین معامله (قيمت¬گذاري، سفارش‌دهي و فاكتور) مي‌شود ارائه مي‌دهد. هزينه¬هاي سربار زنجيره تأمین توسط همه شركاي تجاري زنجيره تأمین و از طريق قواعد تخصيص يكسان به حداقل مي‌رسد.
    حالت سرد يا منجمد بودن اصلی
    توصيه مي‌شود كه تخصيص GTIN وضعيت سردسازی اصلی محصول را درنظر بگیرد. زماني كه يك محصول به‌طور معمول در هر دو حالت سرد و منجمد به بازار عرضه مي‌شود، مي‌بايست دو کد GTIN به محصول اختصاص يابد، یعنی براي هر حالت يك کد GTIN. با اين حال اگر يك محصول اصولاً تنها در يك وضعيت (سرد يا منجمد) به بازار عرضه مي‌شود، تنها يك کد GTIN برای محصول نياز است. براي محصولات فصلي كه مي‌توانند به‌صورت سرد يا منجمد فروخته شوند، مانند گوشت راسته ران گوساله و بوقلمون كامل، ممکن است محصول تنها یک کد GTIN (برای همه حالت‌ها) داشته باشد. در این صورت وقتی محصول به حالت منجمد ارسال می‌شود، باید این مطلب با آگاه ‌نمودن خرده‌فروش انجام شود. كليد حركت كارآمد محصول در طول زنجيره تأمین، ارتباطات مؤثر بين خرده‌فروش و بسته‌بندي‌كننده است. اگر بسته‌بندی‌كننده‌ها، تنها محصول منجمد شده در اختيار داشته باشند،‌ برای يك خرده‌فروش كه در حالت عادي تنها محصول سرد را مي‌خرد، بسته‌بنديی كننده باید از خرده‌فروش بپرسد كه اين محصول قابل‌قبول است یا خیر. گاهی اوقات، توليد محصولي جديد با يك کد GTIN (برای حالت معمولي‌) موجب می‌شود که تولیدکننده مجبور به منجمدکردن محصول تا قبل از عرضه آن به زنجيره تأمین باشد. در این موارد، ارتباط تولیدکننده با خرده‌فروش، حياتي است. به‌طور خلاصه: 1. كد GTIN را بر اساس حالت اوليه‌ای كه محصول به بازار عرضه شده است، تخصيص دهيد. (به‌عنوان‌مثال سرد يا منجمد) 2. اگر محصول به‌طور معمول در هر دو حالت سرد و منجمد وارد بازار شود، دو کد GTIN به آن اختصاص دهيد. براي هر حالت يك کد GTIN. 3. تأمين‌كننده‌ها بايد با دقت با خرده‌فروش‌ها در مورد حالت نگهدار‌ی محصول فصلي يا ويژگي محصولات در ارتباط باشند تا بتوانند آن را در حالت سرد، معتدل يا منجمد به بازار عرضه كنند.